Entreprise, quelles sont vos obligations de conservation de documents ?

En tant qu’entreprise vous êtes soumis à une réglementation (oui une énième...) liée à l’archivage de vos documents.

La vie d’une entreprise provoque un flux de documents constant et cela peut rapidement prendre de la place, trop de place. Il vous est peut être alors venu à l’esprit de faire un tri ?

Bonne idée ! Mais alors que vous pouvez jeter ?

Nous avons classé les types de documents selon leur durée légale de conservation :

  • les contrats d’acquisition et de cession de vos biens fonciers ou immobiliers pendant 30 ans
  • les documents commerciaux comme vos factures de ventes et d’achats pendant 10 ans
  • les registres et livres comptables doivent être conservés pendant 10 ans
  • les documents concernant les comptes annuels pendant 10 ans
  • les documents fiscaux, les documents relatifs aux impôts sur les sociétés ou sur le revenu, les impôts directs locaux, la taxe sur la valeur ajoutée, la cotisation foncière des entreprises, les bénéfices industriels et commerciaux et les bénéfices non commerciaux pendant une durée 6 ans
  • les documents sociaux : vous devez conserver les statuts de la société pendant 5 ans après sa dissolution
  • les contrats commerciaux, les documents bancaires et les contrats de transport de marchandises sur une durée de 5 ans
  • les déclarations en douane pendant 3 ans
  • les autres documents comme les feuilles de présence, les convocations ou les rapports du conseil d’administration pendant 3 ans

Oui oui, ça en fait du papier ! Et ce n’est que la durée minimale de conservation. Mais attendez, vous n’êtes pas passé à la dématérialisation ?

Utiliser un outil tels que Cobzy vous permet de générer des factures de ventes, devis, contrats commerciaux au format numérique. Vous conserver ainsi vos documents sur votre cloud durant la durée légale ! Et ce ne prendra plus la totalité de votre placard.

Vos factures d’achats peuvent aussi être dématérialisation en partie ou en totalité grâce à Cobzy. Essayez le dès maintenant avec une période d’essai offerte de 14 jours.

Alors, avez vous pu faire du tri dans vos archives ?