10 raisons de choisir un logiciel de gestion commerciale en ligne

Vous êtes peut-être dans la phase de transition digitale de votre entreprise. Vous êtes à la recherche d’un ERP pour votre développement d’activité ? Vous avez donc probablement rencontré deux types d’offres : les logiciels de facturation en ligne et les logiciels dit « en local » installés sur vos postes informatiques ou sur votre serveur d’entreprise.

Pour vous aider dans votre démarche nous vous proposons dans cet article, deux bonnes raisons de choisir un progiciel de gestion commerciale en ligne.

1. L’accessibilité optimale

On ne pouvait pas commencer ces 10 bonnes raisons par un autre point que celui-ci.

Utiliser un logiciel cloud, c’est s’assurer d’avoir accès à la gestion de son entreprise à tout moment, 24h/24 et 7j/7. Nous le savons bien chez Cobzy, les entrepreneurs sont toujours dans l’action à tout moment, tôt le matin et jusqu'à très tard le soir. Les logiciels en ligne permettent aux utilisateurs de se connecter depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette disposant d’un accès internet.

Pour cela, l’utilisateur se connectera à l’adresse du portail web avec ses identifiants personnels. Très utile pour vérifier ses chiffres en fin de journée, pour consulter une fiche client dans son véhicule ou pour scanner son ticket de repas le midi au restaurant.

Une vigilance tout de même à avoir sur le prestataire que vous choisirez. L’accès via un portail web ouvert nécessite des mesures de sécurité plus importantes. Nous vous conseillons d’utiliser des prestataires qui respectent certaines conditions telles que le chiffrement des mots de passe. Par ailleurs, nous vous recommandons d’utiliser un mot de passe exclusif et complexe. Il s’agit des données de votre entreprise.

2. Les coûts d’installation réduits

Le deuxième point sur lequel ne nous devons d’insister, c’est le coût d’installation. En effet, une installation de logiciel sur vos serveurs peut entraîner des coûts élevés :

  • La vérification des prérequis : il faut parfois installer des logiciels complémentaires sur votre serveur / ordinateur pour que le logiciels de gestion fonctionne correctement. Cette vérification est souvent facturée par le prestataire ou par votre prestataire informatique.

  • L’installation du logiciel en lui-même est facturée. S’il s’agit d’une installation sur serveur, le coût peut aller d’une centaine d’euros jusqu’à plusieurs milliers d’euros.
  • La configuration ou l’installation sur poste. En effet certains logiciels fonctionnant en local doivent être installé sur chaque ordinateur de votre société. Le coût est ainsi multiplié par le nombre de postes. La facture peut très vite grimper.
  • L’immobilisation des postes ou du serveur. Lors de l’installation du logiciel sur serveur ou sur poste, vos outils informatiques sont immobilisés et donc inutilisable pendant cette période. Cela peut représenter une période d’inactivité non négligeable pour vos collaborateurs. Les coûts sont donc multipliés par le nombre d’heures et le coût horaire des salariés impactés. Une installation peut durer quelques heures ou quelques jours.
3. L’accès et le coût des mises à jour

Dans le cadre d’un logiciel cloud, les mises à jour sont installées par les prestataires. L’installation de ces mises à jour est rapide mais nécessite souvent une coupure d’accès au logiciel pour stopper la modification et l’ajout de données. Nous vous recommandons d’utiliser un logiciel en ligne qui installe les mises à jour durant les périodes d’inactivité de ses clients. Chez Cobzy les mises à jour sont installées entre 23h30 et 05h00 du matin. Ceci afin de réduire l’impact sur l’utilisation de nos services et de nos clients.

En revanche pour un logiciel local c’est à vous de faire les manipulations pour les mises à jour. Parfois gratuite, elle mobilise tout de même du temps et vos postes informatiques. Et puis si un blocage venait à arriver, vous seriez contraint de contacter le service support de votre prestataire. À partir de ce moment là, vous devrez vous armer de patience…

Les mises à jour peuvent aussi être installées par votre prestataire. Elles sont cependant payantes et mobilisent les postes informatiques pendant les périodes ouvertes de votre entreprise. Attention à ne pas négliger ce coût.

4. La sécurisation des données

Pour un prestataire informatique, la sécurisation des données est plus simple à mettre en place lorsqu’il s’agit d’un logiciel en ligne. En effet, le prestataire a la main sur le serveur distant qui héberge le logiciel. Il peut donc mettre en place plusieurs mesures visant à protéger les données. Pour garantir une sécurité maximale, privilégiez un prestataire hébergeant vos données en France, utilisant un chiffrement des données sensibles et des pare-feu. Il doit aussi avoir mis en place une stratégie de sauvegarde des données : par exemple une sauvegarde journalière ou instantanée en tripartite.

C’est le cas de Cobzy par exemple qui utilise trois serveurs français distants indépendants pour sauvegarder les données chiffrées de ses clients. Ainsi, si un serveur faisait défaut, le système basculerait sur un autre serveur. L’objectif étant toujours de garantir l’accessibilité du service aux clients.

Privilégiez aussi un prestataire « RGPD Friendly » : il dispose d’un capitaine de la protection des données. Son rôle est de veiller à la confidentialité et l’intégrité des données internes par la mise en place de procédures strictes de collecte, d’utilisation et de suppression. N’oubliez jamais que vous devez rester propriétaire de vos données ! C’est le cas chez Cobzy où aucun collaborateur ne peut accéder aux données des clients. Seuls des indicateurs chiffrés sont transmis.

5. La protection contre les événements internes liés à votre local informatique

Ce sont des événements auxquels on ne pense pas toujours mais qui peuvent arriver régulièrement dans une entreprise : une coupure de courant, une défaillance du serveur, une maintenance du serveur, des problèmes de réseaux, un déménagement... En cas de coupure de votre serveur vos logiciels ne sont plus accessibles lorsqu’ils sont installés en local. Depuis l’extérieur vous ne pourrez pas non plus vous connecter à votre système.

Si vous utilisez un logiciel de gestion commerciale en ligne, il est très probablement installé sur un serveur distant dans un data center bénéficiant de générateurs de secours. Vous évitez donc une perte de temps et de productivité considérable dans le cas des coupures d’électricité.

Et pour une panne de Wi-Fi ? Vos collaborateurs situés à l’extérieur de vos locaux ne seront pas impactés. Et il est toujours possible de mettre en place un routeur Wi-Fi alternatif : une Box 4G, un smartphone…

6. L’ajout d’utilisateurs

Lorsque vous utilisez un logiciel SaaS (en ligne) vous pouvez ajouter et configurer des utilisateurs à tout moment. Vous ajoutez une licence et vous disposez d'un nouvel accès pour votre collaborateur ! En revanche pour un logiciel serveur, vous devrez lui créer une session serveur ainsi qu'un compte utilisateur logiciel. Le paramétrage est souvent plus complexe et le coût des licences est parfois géré par tranche, ce qui peut entrainer des surcoûts.

7. Les offres sans engagement

Pour une installation serveur, nous l'avons abordé au point 2, les coûts d'installation peuvent grimper jusqu'à plusieurs milliers d'euros. Il s'agit d'un investissement énorme pour nos entreprises. Comment être sûr que le logiciel est adapté à votre entreprise et à son fonctionnement ? Comment être sûr que le logiciel satisfera vos collaborateurs ? Qu'ils s'habitueront à son ergonomie ?

Il faut essayer le logiciel sur une période donnée ! Faire remonter les ressentis et les problèmes rencontrés. Et si au bout de quelques mois le logiciel ne convenait ? Si tout votre investissement ne vous avait pas apporté l'évolution en productivité et en coût espéré ?

Pour votre logiciel de gestion cloud, vous pouvez bénéficier d'une version d'essai. L'investissement est moindre et par conséquent les risques pris par l'entreprise le sont aussi. Vous pouvez évaluer rapidement la satisfaction à travailler avec ce dernier. Vous pouvez aussi comparer avec d'autres logiciels plus facilement. De plus les logiciels SaaS sont plus évolutifs. Cobzy demande de manière très régulière à ses clients les évolutions qu’ils aimeraient voir venir et adapte ainsi sa solution aux besoins réels.

Une ergonomie au service de la productivité

Lorsqu'il s'agit de choisir un logiciel, l'ergonomie est un point primordial à étudier. L'utilisation est-elle intuitive ? Arrivez-vous à retrouver facilement les données ou les documents que vous cherchez ?

Un logiciel de gestion doit être au service de la productivité. Il doit être simple d’utilisation et apporter du confort et du plaisir au quotidien. Or, la majorité des outils en local sont archaïques et ont une arborescence complexe. Il nécessite bien souvent plusieurs jours de formations et de pratiques.

9. Évitez les Ransomware

Au cours de ces dernières années, de nombreuses entreprises ont subi des attaques par Ransomware. Il s'agit d'un piratage de votre système informatique entrainant une paralysie de ce dernier. Vos logiciels et vos données ne sont plus accessibles. En échange du déblocage de la ou des machines, les pirates vous demandent une rançon. Si vous versez une somme donnée, le pirate rend l'accès à votre serveur. En théorie bien sûr. Dans le cas contraire, il menace de supprimer toutes vos données.

Les Ransomwares peuvent être réalisé sur des serveurs peu mis à jour et peu protégés. Malheureusement c'est le cas de nombreux serveurs de TPE et de PME. Vous êtes peut-être vulnérable. Les logiciels de gestion d'entreprise sont souvent hébergés sur des machines qui n'ont qu'un seul rôle : héberger le logiciel et le rendre accessible. Ce sont des machines très protégées et beaucoup moins vulnérable. Vous éviterez ainsi la menace d'un Ransomware qui pourrait paralyser vos données mais aussi toute votre entreprise.

10. L’innovation technologique

Sur un progiciel de gestion d’entreprise, les mises à jour sont plus fréquentes et l’intégration des languages et des techniques informatiques innovantes permettent de fournir un service plus puissant et moins gourmand en ressources. En effet, les logiciels serveur sont développés en languages serveur. Ils est par conséquent plus difficile d’ajouter des languages modernes et innovants.

Les languages dit web utilisés pour les logiciels en ligne progressent beaucoup plus vite et peuvent être mixés pour fournir une puissance plus intéressante. Cela permet d’exploiter plus de données, plus rapidement et en utilisant moins de ressources.

D’ailleurs l’utilisation de l’intelligence artificielle, la technologie OCR (lecture optique de caractères) est arrivée rapidement sur les logiciels en ligne. À l’inverse les logiciels serveurs peinent à développer cette technologie auprès de leurs clients. Pour conclure sur ce dixième point, utilisé un logiciel cloud permet de bénéficier des dernières innovations technologiques plus rapidement et bien souvent sans frais.

Alors, convaincu par l'utilisation du mode en ligne ?